前臺(tái)是一個(gè)單位的臉面和名片,。所以,,前臺(tái)工作的專業(yè),、規(guī)范與適度與否,,對(duì)塑造單位形象有著非常重要的作用。前臺(tái)的接待,,分為電話接待和來(lái)訪者接待,。
1、電話接待前臺(tái)接起電話的聲音要不急不慢,并終保持輕松,、愉悅的聲調(diào),,不得在電話中和來(lái)電者耍脾氣、使性子甚至說(shuō)粗口,。接電話中,,要勤說(shuō)“請(qǐng)問(wèn)”、“對(duì)不起”,、“請(qǐng)稍等”之類的謙詞,。在電話鈴響的第二、第三聲的時(shí)候接起電話,。接起電話首先要說(shuō)“您好,×××(公司名稱,,如果公司名稱較長(zhǎng),,應(yīng)用簡(jiǎn)稱)”,忌以“喂”開(kāi)頭,。如果因故遲接,,要向來(lái)電者說(shuō)“對(duì)不起,讓您久等了”,。對(duì)知道分機(jī)號(hào)碼或者轉(zhuǎn)向具體人姓名的電話,,可以禮貌地說(shuō)“請(qǐng)稍等”,并馬上轉(zhuǎn)接過(guò)去,。如果要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)電話,、對(duì)方又知道領(lǐng)導(dǎo)姓名,不知道分機(jī)號(hào)的話,,就要禮貌地詢問(wèn),,對(duì)方是誰(shuí)、哪個(gè)單位的,。如果是如廣告,、變相廣告之類的電話,應(yīng)該用禮貌的借口擋駕,,或者轉(zhuǎn)到相關(guān)部門(mén)處理,。鑒于前臺(tái)每天要接很多電話,為防止嗓子出現(xiàn)意外,,要隨時(shí)準(zhǔn)備水,,以滋潤(rùn)嗓子,隨時(shí)保持良好的聲音效果,。
2,、來(lái)訪者接待前臺(tái)在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來(lái)時(shí),應(yīng)立即起身,,面朝向來(lái)訪者點(diǎn)頭,、微笑致意:“您好,請(qǐng)問(wèn)您找一位,?”,、“有預(yù)約嗎”。知道找誰(shuí),,并確認(rèn)是預(yù)約之后,,請(qǐng)來(lái)訪者稍等,立即幫其聯(lián)系,。如果要找的人正在忙,,可以請(qǐng)其稍等,用規(guī)范的儀態(tài)引領(lǐng)來(lái)訪者入座倒水,。如果等了很長(zhǎng)時(shí)間,,訪客要找的人還在忙,要關(guān)照一下來(lái)訪者并說(shuō)向其說(shuō)明,,不要扔在那里不管,。
①如果來(lái)訪者要找的沒(méi)有出來(lái)接,讓其自己過(guò)去,,前臺(tái)應(yīng)該用規(guī)范的手勢(shì)指引如何去,,或者帶來(lái)訪者去。如果來(lái)訪者要找的人的辦公室門(mén)即使是開(kāi)著的,,也要先敲門(mén),,獲得許可后再請(qǐng)來(lái)訪者進(jìn)入,為來(lái)訪者倒好茶后,,前臺(tái)就要返回崗位,。當(dāng)然,如果前臺(tái)只有一位的話,,直接指引來(lái)訪者就行了,。
②如果來(lái)訪者知道找誰(shuí),但沒(méi)有預(yù)約,,前臺(tái)要打電話問(wèn)問(wèn),,告訴相關(guān)同事或領(lǐng)導(dǎo)助理/秘書(shū),×××單位的×××來(lái)訪,,不知道是不是方便接待,。出于對(duì)來(lái)訪者的禮貌和方便拒絕時(shí)的得體處理,即使是要找的同事或者領(lǐng)導(dǎo)親自接,,都可以當(dāng)作是其他人接的電話,,再詢問(wèn),。這樣在來(lái)訪者聽(tīng)來(lái),即使電話那頭沒(méi)有答應(yīng)接待,,也不是他要找的人直接拒絕的,,為一下步的處理留下了余地。
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